Informativa sulla privacy

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento responsabile dei vostri dati personali è Innovation Europe EOOD (Bulgarian single-member limited liability company (ЕООД)), con sede legale in bul. Stefan Stambolov 34, fl. 3, office 303, 1000 Sofia, Bulgaria; partita IVA BG207340527.

Per qualsiasi domanda in materia di privacy o per esercitare i vostri diritti, contattateci all'indirizzo legal@ie-energy.eu.

2. Dati personali che raccogliamo

Raccogliamo esclusivamente i dati necessari per aprire e gestire un account commerciale e per evadere gli ordini:

• Dati dell'account e aziendali: ragione sociale, partita IVA, indirizzo della sede, nonché nome, email aziendale, telefono e ruolo della persona di contatto da voi designata.
• Dati relativi a ordini e transazioni: preventivi, ordini di acquisto, fatture, dettagli di consegna e stato dei pagamenti.
• Dati tecnici e di utilizzo: indirizzo IP, informazioni sul dispositivo/browser e — solo con il vostro consenso — dati analitici sulle modalità di utilizzo del sito.
• Comunicazioni: messaggi che ci inviate tramite moduli o email, inclusa la cronologia di assistenza ed escalation.

3. Finalità e basi giuridiche

Trattiamo i dati personali per le seguenti finalità, ciascuna con una base giuridica ai sensi del GDPR:

• Creare e gestire il vostro account commerciale e fornire la piattaforma — esecuzione di un contratto (art. 6, par. 1, lett. b).
• Convalidare la vostra partita IVA tramite il sistema europeo VIES e applicare il corretto trattamento IVA — obbligo legale e legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. c) e f)).
• Elaborare ordini, fatturazione, consegna e reclami di reso e garanzia — esecuzione di un contratto e obbligo legale.
• Conservare le scritture contabili e fiscali — obbligo legale ai sensi del diritto bulgaro e dell'UE.
• Proteggere la piattaforma e prevenire le frodi — legittimo interesse.
• Per attività facoltative di analisi e marketing — il vostro consenso (art. 6, par. 1, lett. a), revocabile in qualsiasi momento tramite le impostazioni dei cookie.
• Per rispondere alle vostre richieste di assistenza nel portale professionale, anche tramite un assistente IA che consulta i vostri ordini, le fatture, le disponibilità e i dati del vostro account per potervi rispondere — esecuzione di un contratto e nostro legittimo interesse a fornirvi assistenza (art. 6, par. 1, lett. b e f). L’uso dell’assistente è facoltativo: potete scriverci via e-mail in qualsiasi momento.

4. Convalida della partita IVA (VIES)

Per aprire un account commerciale e fatturare a clienti aziendali dell'UE in regime di inversione contabile (reverse charge), convalidiamo la vostra partita IVA tramite il servizio VIES della Commissione europea. Conserviamo il fatto e la marca temporale della convalida per giustificare il trattamento IVA applicato alle vostre fatture, come richiesto dalla normativa fiscale.

5. Cookie e tecnologie analoghe

Utilizziamo cookie strettamente necessari al funzionamento del sito (ad esempio, sessione e carrello). Questi non richiedono il consenso. Eventuali tecnologie di analisi o di marketing vengono caricate solo dopo che le avete accettate.

Potete rivedere e modificare le vostre scelte in qualsiasi momento tramite le impostazioni dei cookie, raggiungibili dal banner del consenso. Le tecnologie non essenziali sono disattivate per impostazione predefinita finché non prestate il consenso.

Analisi operativa: per gestire e migliorare il servizio commerciale, registriamo eventi chiave dell'account — creazione dell'account, approvazione e ordini effettuati — collegati al vostro account anziché alla navigazione anonima. Trattiamo questi dati sulla base del nostro legittimo interesse a gestire e migliorare la piattaforma, e il trattamento avviene all'interno dell'UE. Ciò è distinto dall'analisi web facoltativa descritta sopra, che funziona solo previo vostro consenso.

6. Condivisione con responsabili del trattamento e partner

Non vendiamo dati personali. Li condividiamo esclusivamente con fornitori di servizi che agiscono secondo le nostre istruzioni in base a un accordo sul trattamento dei dati, e solo nella misura necessaria:

• Fornitori di hosting e infrastruttura per il sito web e il backend commerciale (Vercel; Hetzner).
• Il nostro fornitore V-TAC Europe OOD e i partner logistici, per evadere e consegnare i vostri ordini (V-TAC agisce come titolare del trattamento autonomo per le proprie attività di evasione degli ordini e di gestione della garanzia).
• Fornitori di servizi di pagamento, per incassare e riconciliare il pagamento dei vostri ordini (Stripe, responsabile dei propri trattamenti di pagamento regolamentati). Se pagate con un metodo gestito da un altro fornitore tramite il checkout di Stripe, quel fornitore tratta i vostri dati di pagamento sotto la propria responsabilità. Non offriamo credito né finanziamenti e non condividiamo dati per tale finalità.
• Strumenti di email, produttività e assistenza utilizzati per comunicare con voi (Google Workspace; Resend per le email transazionali).
• Analisi di prodotto (PostHog, regione UE): gli eventi operativi a livello di account descritti alla sezione 5, sulla base del nostro legittimo interesse; l'analisi da browser dello stesso fornitore funziona solo previo vostro consenso.
• Analisi del sito, in base alle impostazioni dei cookie (Plausible — senza cookie; Google Analytics solo previo vostro consenso esplicito).
• Monitoraggio degli errori (Sentry), che riceve dati diagnostici tecnici in caso di guasto: la richiesta o la pagina coinvolta e lo stato dell'applicazione in quel momento. È configurato per non inviare corpi delle richieste, cookie o identificativi di account, fermo restando che i dati diagnostici possono contenere incidentalmente dati personali.
• Fornitore di modelli linguistici IA (Anthropic), quando utilizzate l’assistente nel portale professionale: il vostro messaggio, la conversazione fino a quel momento e i dati di account, ordine o prodotto che l’assistente ha consultato per rispondere. Anthropic agisce come nostro responsabile del trattamento in base a un accordo sul trattamento dei dati e le è contrattualmente vietato addestrare i propri modelli su tali contenuti. Cancella input e output entro 30 giorni e li conserva fino a 2 anni solo quando un contenuto viene segnalato ai sensi della sua politica di utilizzo. Questo trattamento avviene al di fuori dello SEE — si veda la sezione 7.

7. Trasferimenti internazionali

Il nostro obiettivo è mantenere il trattamento all'interno dell'UE/SEE. Qualora un fornitore tratti dati al di fuori del SEE, ci basiamo su una decisione di adeguatezza della Commissione europea o sulle Clausole Contrattuali Standard (SCC), unitamente a misure tecniche e organizzative supplementari ove necessario. Il nostro registro dei responsabili del trattamento viene riesaminato ogni volta che viene introdotto un nuovo fornitore. Il fornitore del nostro assistente IA (Anthropic) tratta dati al di fuori dello SEE sulla base delle Clausole Contrattuali Tipo.

8. Durata della conservazione dei dati

Conserviamo i dati personali solo per il tempo necessario ad adempiere agli obblighi contrattuali, agli obblighi contabili e fiscali, alla gestione delle garanzie e alle esigenze di difesa in sede legale. Qualora si applichino più obblighi legali di conservazione, prevale il periodo obbligatorio più lungo.

Manteniamo internamente un piano di conservazione che copre ogni categoria di dati che trattiamo, e un processo automatico notturno lo applica. In sintesi: le scritture contabili — fatture, note di credito, ordini e le prove di validazione IVA che li giustificano — sono conservate per il periodo richiesto dalla normativa contabile e fiscale bulgara; i token di accesso e di reimpostazione della password vengono rimossi alla scadenza; un carrello che non è mai diventato un ordine viene cancellato dopo 90 giorni; il link pubblico a un preventivo destinato al vostro cliente viene ritirato 30 giorni dopo la scadenza del preventivo; la nostra registrazione delle email che vi abbiamo inviato è conservata fino a 24 mesi, e solo 7 giorni quando contiene un link di accesso; una conversazione con l’assistente di assistenza, comprese le domande che avete scritto, viene cancellata 180 giorni dopo l’ultimo messaggio; e una richiesta di account commerciale respinta viene ridotta all'azienda e al fatto del rifiuto dopo 12 mesi.

La cancellazione ha effetto immediato nei nostri sistemi in produzione. I backup cifrati vengono eseguiti quotidianamente e sovrascritti a rotazione entro 30 giorni: i dati già cancellati possono quindi permanere in un backup fino a quel momento; non ripristiniamo dati cancellati da un backup.

9. I vostri diritti

Alle condizioni previste dal GDPR, avete il diritto di accedere ai vostri dati personali, di rettificarli, cancellarli o limitarne il trattamento, il diritto alla portabilità dei dati e il diritto di opporvi al trattamento basato sui nostri legittimi interessi. Qualora il trattamento sia basato sul consenso, potete revocarlo in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente.

Quando la legge ci impone di conservare un documento — per esempio una fattura e la prova di validazione IVA che ne giustifica il trattamento fiscale — non possiamo cancellarlo su richiesta. In tal caso ne limitiamo l'uso a quella finalità di legge, cancelliamo tutto ciò che l'obbligo non copre e vi indichiamo quali documenti sono interessati.

Per esercitare uno di questi diritti, contattate legal@ie-energy.eu. Rispondiamo entro i termini previsti dalla legge.

10. Contatti

Per domande sulla presente informativa o sulle nostre pratiche in materia di dati: legal@ie-energy.eu. Indirizzo postale: Innovation Europe EOOD, bul. Stefan Stambolov 34, fl. 3, office 303, 1000 Sofia, Bulgaria.

11. Modifiche alla presente informativa

Potremmo aggiornare la presente informativa in funzione dell'evoluzione dei nostri servizi o della normativa. Pubblicheremo qui la versione aggiornata con una nuova data e, ove opportuno, ne daremo comunicazione ai titolari di account.

Diritto di proporre reclamo

Hai il diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo per la protezione dei dati:

• Autorità capofila (Bulgaria): Комисия за защита на личните данни (KZLD) — www.cpdp.bg/
• La tua autorità locale: Garante per la protezione dei dati personali (Garante) — www.garanteprivacy.it/