Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement de vos données personnelles est Innovation Europe EOOD (Bulgarian single-member limited liability company (ЕООД)), dont le siège social est situé bul. Stefan Stambolov 34, fl. 3, office 303, 1000 Sofia, Bulgaria ; TVA BG207340527.

Pour toute question relative à la confidentialité ou pour exercer vos droits, contactez-nous à legal@ie-energy.eu.

2. Données personnelles que nous collectons

Nous ne collectons que les données nécessaires à l'ouverture et à la gestion d'un compte professionnel ainsi qu'à l'exécution des commandes :

• Données de compte et d'entreprise : raison sociale, numéro de TVA, adresse professionnelle, ainsi que le nom, l'adresse email professionnelle, le téléphone et la fonction de la personne de contact que vous désignez.
• Données de commande et de transaction : devis, bons de commande, factures, informations de livraison et statut des paiements.
• Données techniques et d'utilisation : adresse IP, informations sur l'appareil/le navigateur et — uniquement avec votre consentement — des analyses sur votre utilisation du site.
• Communications : messages que vous nous adressez via formulaires ou email, y compris l'historique du support et des escalades.

3. Finalités et bases légales

Nous traitons les données personnelles pour les finalités suivantes, chacune reposant sur une base légale du RGPD :

• Créer et gérer votre compte professionnel et fournir la plateforme — exécution d'un contrat (art. 6, par. 1, point b)).
• Valider votre numéro de TVA via le système européen VIES et appliquer le traitement de TVA correct — obligation légale et intérêt légitime (art. 6, par. 1, points c) et f)).
• Traiter les commandes, la facturation, la livraison et les réclamations de retour et de garantie — exécution d'un contrat et obligation légale.
• Tenir les registres comptables et fiscaux — obligation légale en vertu du droit bulgare et du droit de l'UE.
• Sécuriser la plateforme et prévenir la fraude — intérêt légitime.
• Pour les analyses et le marketing facultatifs — votre consentement (art. 6, par. 1, point a)), que vous pouvez retirer à tout moment via les paramètres des cookies.
• Pour répondre à vos demandes d’assistance dans le portail professionnel, y compris via un assistant IA qui consulte vos propres commandes, factures, stocks et données de compte afin de vous répondre — exécution d’un contrat et notre intérêt légitime à vous assister (art. 6, par. 1, points b) et f)). L’usage de l’assistant est facultatif : vous pouvez à tout moment nous écrire par e-mail à la place.

4. Validation de la TVA (VIES)

Pour ouvrir un compte professionnel et facturer les clients professionnels de l'UE sous le régime de l'autoliquidation de la TVA, nous validons votre numéro de TVA auprès du service VIES de la Commission européenne. Nous conservons le fait et l'horodatage d'une validation afin de justifier le traitement de TVA appliqué à vos factures, comme l'exige le droit fiscal.

5. Cookies et technologies similaires

Nous utilisons des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site (par exemple, session et panier). Ceux-ci ne requièrent pas de consentement. Toute technologie d'analyse ou de marketing n'est chargée qu'après votre accord.

Vous pouvez consulter et modifier vos choix à tout moment via les paramètres des cookies, accessibles depuis la bannière de consentement. Les technologies non essentielles sont désactivées par défaut jusqu'à ce que vous y consentiez.

Analytique opérationnelle : pour exploiter et améliorer le service commercial, nous enregistrons des événements clés du compte — création du compte, approbation et commandes passées — liés à votre compte plutôt qu'à une navigation anonyme. Nous traitons ces données sur la base de notre intérêt légitime à exploiter et à améliorer la plateforme, et elles sont traitées au sein de l'UE. Ceci est distinct des analyses de site facultatives décrites ci-dessus, qui ne fonctionnent qu'avec votre consentement.

6. Partage avec des sous-traitants et des partenaires

Nous ne vendons pas de données personnelles. Nous ne les partageons qu'avec des prestataires de services agissant sur nos instructions dans le cadre d'un accord de traitement des données, et uniquement dans la mesure nécessaire :

• Les fournisseurs d'hébergement et d'infrastructure pour le site web et le backend e-commerce (Vercel ; Hetzner).
• Notre fournisseur V-TAC Europe OOD et nos partenaires logistiques, pour exécuter et livrer vos commandes (V-TAC agit en tant que responsable du traitement indépendant pour ses propres opérations d'exécution et de traitement des garanties).
• Les prestataires de paiement, pour encaisser et rapprocher le règlement de vos commandes (Stripe, responsable de ses propres traitements de paiement réglementés). Si vous réglez par un moyen opéré par un autre prestataire via le paiement Stripe, ce prestataire traite vos données de paiement sous sa propre responsabilité. Nous ne proposons ni crédit ni financement et ne partageons aucune donnée à cette fin.
• Les outils d'email, de productivité et de support utilisés pour communiquer avec vous (Google Workspace ; Resend pour les emails transactionnels).
• L'analytique produit (PostHog, région UE) : les événements opérationnels au niveau du compte décrits à la section 5, sur la base de notre intérêt légitime ; l'analytique navigateur du même fournisseur ne fonctionne que si vous y consentez.
• L'analytique de site, sous réserve des paramètres des cookies (Plausible — sans cookies ; Google Analytics uniquement si vous y consentez).
• La supervision des erreurs (Sentry), qui reçoit des diagnostics techniques en cas de défaillance : la requête ou la page concernée et l'état de l'application à cet instant. Elle est configurée pour ne transmettre ni corps de requête, ni cookies, ni identifiants de compte, étant précisé que des données de diagnostic peuvent contenir incidemment des données personnelles.
• Fournisseur de modèles de langage IA (Anthropic), lorsque vous utilisez l’assistant du portail professionnel : votre message, la conversation en cours et les données de compte, de commande ou de produit que l’assistant a consultées pour y répondre. Anthropic agit comme notre sous-traitant dans le cadre d’un accord de traitement des données et il lui est contractuellement interdit d’entraîner ses modèles sur ce contenu. Il supprime les entrées et les sorties sous 30 jours et ne les conserve jusqu’à 2 ans que lorsqu’un contenu est signalé au titre de sa politique d’utilisation. Ce traitement a lieu hors EEE — voir la section 7.

7. Transferts internationaux

Nous nous efforçons de maintenir les traitements au sein de l'UE/EEE. Lorsqu'un prestataire traite des données en dehors de l'EEE, nous nous appuyons sur une décision d'adéquation de la Commission européenne ou sur les Clauses Contractuelles Types (CCT), accompagnées de mesures techniques et organisationnelles supplémentaires lorsque cela est requis. Notre registre des sous-traitants est réexaminé à chaque introduction d'un nouveau prestataire. Notre fournisseur d'assistant IA (Anthropic) traite des données hors EEE sur la base des Clauses Contractuelles Types.

8. Durée de conservation des données

Nous ne conservons les données personnelles que le temps nécessaire à l'exécution des obligations contractuelles, des obligations comptables et fiscales, de la gestion des garanties et des exigences de défense en justice. Lorsque plusieurs obligations légales de conservation s'appliquent, la période obligatoire la plus longue prévaut.

Nous tenons en interne un calendrier de conservation couvrant chaque catégorie de données que nous traitons, et un traitement automatique nocturne l'applique. En résumé : les pièces comptables — factures, avoirs, commandes et la preuve de validation de TVA qui les justifie — sont conservées pendant la durée exigée par le droit comptable et fiscal bulgare ; les jetons de connexion et de réinitialisation de mot de passe sont supprimés dès leur expiration ; un panier qui n'est jamais devenu une commande est supprimé au bout de 90 jours ; le lien public vers un devis destiné à votre client est retiré 30 jours après l'expiration du devis ; notre trace des emails que nous vous avons envoyés est conservée jusqu'à 24 mois, et 7 jours seulement lorsqu'elle contient un lien de connexion ; une conversation avec l’assistant d’assistance, y compris les questions que vous avez saisies, est supprimée 180 jours après son dernier message ; et une demande de compte professionnel refusée est réduite à l'entreprise et au fait du refus au bout de 12 mois.

La suppression prend effet immédiatement dans nos systèmes de production. Des sauvegardes chiffrées sont réalisées quotidiennement et écrasées par rotation sous 30 jours : des données déjà supprimées peuvent donc subsister dans une sauvegarde jusque-là ; nous ne restaurons pas de données supprimées à partir d'une sauvegarde.

9. Vos droits

Sous réserve des conditions prévues par le RGPD, vous disposez du droit d'accéder à vos données personnelles, de les rectifier, de les effacer ou d'en limiter le traitement, du droit à la portabilité des données, ainsi que du droit de vous opposer aux traitements fondés sur nos intérêts légitimes. Lorsque le traitement est fondé sur le consentement, vous pouvez le retirer à tout moment sans affecter les traitements antérieurs.

Lorsque la loi nous impose de conserver une pièce — une facture, par exemple, et la preuve de validation de TVA qui justifie son traitement fiscal — nous ne pouvons pas l'effacer sur demande. Dans ce cas, nous en limitons l'usage à cette finalité légale, effaçons tout ce que l'obligation ne couvre pas, et vous indiquons quelles pièces sont concernées.

Pour exercer l'un de ces droits, contactez legal@ie-energy.eu. Nous répondons dans les délais fixés par la loi.

10. Contact

Pour toute question concernant cette politique ou nos pratiques en matière de données : legal@ie-energy.eu. Adresse postale : Innovation Europe EOOD, bul. Stefan Stambolov 34, fl. 3, office 303, 1000 Sofia, Bulgaria.

11. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique à mesure que nos services ou la législation évoluent. Nous publierons la version mise à jour ici avec une nouvelle date et, le cas échéant, en informerons les titulaires de compte.

Droit d'introduire une réclamation

Vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle en matière de protection des données :

• Autorité chef de file (Bulgarie): Комисия за защита на личните данни (KZLD) — www.cpdp.bg/
• Votre autorité locale: Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) — www.cnil.fr/