Politika zasebnosti

1. Upravljavec podatkov

Upravljavec, odgovoren za vaše osebne podatke, je Innovation Europe EOOD (Bulgarian single-member limited liability company (ЕООД)), s sedežem bul. Stefan Stambolov 34, fl. 3, office 303, 1000 Sofia, Bulgaria; ID za DDV BG207340527.

Za vsa vprašanja glede zasebnosti ali za uveljavljanje svojih pravic se obrnite na nas na legal@ie-energy.eu.

2. Osebni podatki, ki jih zbiramo

Zbiramo samo podatke, ki jih potrebujemo za odprtje in vodenje poslovnega računa ter za izpolnjevanje naročil:

• Podatki o računu in podjetju: naziv podjetja, identifikacijska številka za DDV, poslovni naslov ter ime, poslovni e-poštni naslov, telefonska številka in funkcija kontaktne osebe, ki jo določite.
• Podatki o naročilih in transakcijah: ponudbe, naročilnice, računi, podatki o dostavi ter status plačil.
• Tehnični podatki in podatki o uporabi: naslov IP, podatki o napravi/brskalniku in — samo z vašo privolitvijo — analitika o tem, kako uporabljate spletno mesto.
• Komunikacija: sporočila, ki nam jih pošljete prek obrazcev ali e-pošte, vključno z zgodovino podpore in eskalacij.

3. Nameni in pravne podlage

Osebne podatke obdelujemo za naslednje namene, za vsakega od njih pa obstaja pravna podlaga po GDPR:

• Za odprtje in upravljanje vašega poslovnega računa ter zagotavljanje platforme — izvajanje pogodbe (člen 6(1)(b)).
• Za preverjanje vaše identifikacijske številke za DDV prek sistema EU VIES in uporabo pravilne obravnave DDV — zakonska obveznost in zakoniti interes (člen 6(1)(c), (f)).
• Za obdelavo naročil, izdajanje računov, dostavo ter vračila in garancijske zahtevke — izvajanje pogodbe in zakonska obveznost.
• Za vodenje računovodskih in davčnih evidenc — zakonska obveznost po bolgarskem pravu in pravu EU.
• Za varovanje platforme in preprečevanje goljufij — zakoniti interes.
• Za neobvezno analitiko in trženje — vaša privolitev (člen 6(1)(a)), ki jo lahko kadar koli prekličete v nastavitvah piškotkov.
• Za odgovarjanje na vaša vprašanja podpore v poslovnem portalu, tudi prek asistenta z umetno inteligenco, ki za odgovor pogleda vaša naročila, račune, zalogo in podatke o vašem računu — izvajanje pogodbe in naš zakoniti interes, da vam nudimo podporo (člen 6(1)(b) in (f)). Uporaba asistenta je izbirna: kadar koli nam lahko namesto tega pišete po e-pošti.

4. Preverjanje DDV (VIES)

Za odprtje poslovnega računa in za izdajanje računov poslovnim strankam iz EU po režimu obrnjene davčne obveznosti preverimo vašo identifikacijsko številko za DDV v storitvi VIES Evropske komisije. Dejstvo in časovni žig preverjanja shranimo, da utemeljimo obravnavo DDV, uporabljeno na vaših računih, kot to zahteva davčna zakonodaja.

5. Piškotki in podobne tehnologije

Za delovanje spletnega mesta uporabljamo nujno potrebne piškotke (na primer za sejo in košarico). Ti ne zahtevajo privolitve. Kakršne koli analitične ali trženjske tehnologije se naložijo šele, ko se z njimi strinjate.

Svoje izbire lahko kadar koli pregledate in spremenite v nastavitvah piškotkov, dostopnih prek pasice za privolitev. Nebistvene tehnologije so privzeto izklopljene, dokler jih ne omogočite.

Operativna analitika: za delovanje in izboljšanje trgovinske storitve beležimo ključne dogodke računa — ustvarjanje računa, odobritev in oddana naročila — povezane z vašim računom in ne z anonimnim brskanjem. Te podatke obdelujemo na podlagi našega zakonitega interesa za delovanje in izboljšanje platforme, obdelava pa poteka znotraj EU. To je ločeno od zgoraj opisane neobvezne spletne analitike, ki deluje samo z vašo privolitvijo.

6. Posredovanje obdelovalcem in partnerjem

Osebnih podatkov ne prodajamo. Posredujemo jih samo ponudnikom storitev, ki delujejo po naših navodilih na podlagi pogodbe o obdelavi podatkov, in samo v potrebnem obsegu:

• Ponudnikom gostovanja in infrastrukture za spletno mesto in zaledni sistem trgovine (Vercel; Hetzner).
• Našemu dobavitelju V-TAC Europe OOD in logističnim partnerjem za izpolnitev in dostavo vaših naročil (V-TAC nastopa kot samostojni upravljavec za lastno izpolnjevanje naročil in obravnavo garancijskih zahtevkov).
• Ponudnikom plačilnih storitev za prejem in uskladitev plačila vaših naročil (Stripe, ki odgovarja za lastno regulirano obdelavo plačil). Če plačate z načinom, ki ga prek Stripovega postopka plačila upravlja drug ponudnik, ta ponudnik obdeluje vaše plačilne podatke na lastno odgovornost. Kredita ali financiranja ne ponujamo in za ta namen ne delimo nobenih podatkov.
• Orodjem za e-pošto, produktivnost in podporo, ki jih uporabljamo za komunikacijo z vami (Google Workspace; Resend za transakcijsko e-pošto).
• Analitiki izdelka (PostHog, regija EU): operativni dogodki na ravni računa, opisani v razdelku 5, na podlagi našega zakonitega interesa; brskalniška analitika istega ponudnika deluje samo, če v to privolite.
• Spletni analitiki, ob upoštevanju nastavitev piškotkov (Plausible — brez piškotkov; Google Analytics samo, če v to privolite).
• Spremljanju napak (Sentry), ki ob napaki prejme tehnične diagnostične podatke: zadevno zahtevo ali stran in stanje aplikacije v tistem trenutku. Nastavljeno je tako, da ne pošilja vsebine zahtev, piškotkov ali identifikatorjev računa, pri čemer lahko diagnostični podatki naključno vsebujejo osebne podatke.
• Ponudniku jezikovnih modelov umetne inteligence (Anthropic), kadar uporabljate asistenta v poslovnem portalu: vaše sporočilo, dotedanji pogovor ter podatki o računu, naročilu ali izdelku, ki jih je asistent pridobil za odgovor. Anthropic nastopa kot naš obdelovalec na podlagi pogodbe o obdelavi podatkov in po pogodbi svojih modelov ne sme učiti na teh vsebinah. Vhode in izhode izbriše v 30 dneh, do 2 leti pa jih hrani le, kadar je vsebina označena po njegovi politiki uporabe. Ta obdelava poteka zunaj EGP — glejte razdelek 7.

7. Mednarodni prenosi

Prizadevamo si, da obdelava ostane znotraj EU/EGP. Kadar ponudnik obdeluje podatke zunaj EGP, se opiramo na sklep Evropske komisije o ustreznosti ali na standardne pogodbene klavzule (SCC), po potrebi skupaj z dodatnimi tehničnimi in organizacijskimi ukrepi. Naš register obdelovalcev pregledamo ob vsaki uvedbi novega ponudnika. Naš ponudnik asistenta z umetno inteligenco (Anthropic) obdeluje podatke zunaj EGP na podlagi standardnih pogodbenih klavzul.

8. Kako dolgo hranimo podatke

Osebne podatke hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno za izpolnjevanje pogodbenih obveznosti, računovodskih in davčnih obveznosti, upravljanja garancij ter zahtev pravne obrambe. Kadar velja več zakonskih obveznosti hrambe, prevlada najdaljše obvezno obdobje.

Interno vodimo shemo hrambe, ki zajema vse kategorije podatkov, ki jih obdelujemo, izvaja pa jo samodejni nočni postopek. Na kratko: računovodske listine — računi, dobropisi, naročila in dokazila o preveritvi identifikacijske številke za DDV, ki jih utemeljujejo — hranimo za obdobje, ki ga zahteva bolgarska računovodska in davčna zakonodaja; žetoni za prijavo in ponastavitev gesla se odstranijo ob poteku; košarica, ki ni nikoli postala naročilo, se izbriše po 90 dneh; javna povezava do ponudbe za vašo stranko se umakne 30 dni po poteku ponudbe; naš zapis o e-poštnih sporočilih, ki smo vam jih poslali, hranimo do 24 mesecev, in samo 7 dni, kadar vsebuje povezavo za prijavo; pogovor s podporo prek asistenta, vključno z vprašanji, ki ste jih vnesli, se izbriše 180 dni po zadnjem sporočilu; vloga za poslovni račun, ki smo jo zavrnili, pa se po 12 mesecih skrči na podjetje in dejstvo zavrnitve.

Izbris začne v naših produkcijskih sistemih učinkovati takoj. Šifrirane varnostne kopije izdelujemo dnevno in jih krožno prepišemo v 30 dneh, zato lahko že izbrisani podatki do takrat še obstajajo v varnostni kopiji; izbrisanih podatkov iz varnostne kopije ne obnavljamo.

9. Vaše pravice

Pod pogoji iz GDPR imate pravico do dostopa do svojih osebnih podatkov, njihovega popravka, izbrisa ali omejitve obdelave, pravico do prenosljivosti podatkov ter pravico do ugovora obdelavi, ki temelji na naših zakonitih interesih. Kadar obdelava temelji na privolitvi, jo lahko kadar koli prekličete, ne da bi to vplivalo na predhodno obdelavo.

Kadar nam zakon nalaga hrambo listine — na primer računa in dokazila o preveritvi identifikacijske številke za DDV, ki utemeljuje njegovo davčno obravnavo — je na zahtevo ne moremo izbrisati. V tem primeru njeno uporabo omejimo na ta zakonski namen, izbrišemo vse, česar obveznost ne zajema, in vam sporočimo, katere listine so prizadete.

Za uveljavljanje katere koli od teh pravic se obrnite na legal@ie-energy.eu. Odgovorimo v zakonsko določenih rokih.

10. Kontakt

Vprašanja o tej politiki ali naših praksah ravnanja s podatki: legal@ie-energy.eu. Poštni naslov: Innovation Europe EOOD, bul. Stefan Stambolov 34, fl. 3, office 303, 1000 Sofia, Bulgaria.

11. Spremembe te politike

To politiko lahko posodobimo, ko se naše storitve ali zakonodaja spreminjajo. Posodobljeno različico bomo objavili tukaj z novim datumom in po potrebi obvestili imetnike računov.

Pravica do pritožbe

Imate pravico vložiti pritožbo pri nadzornem organu za varstvo osebnih podatkov:

• Vodilni organ (Bolgarija): Комисия за защита на личните данни (KZLD) — www.cpdp.bg/
• Vaš lokalni organ: Informacijski pooblaščenec (IP-RS) — www.ip-rs.si/