Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für Ihre personenbezogenen Daten ist Innovation Europe EOOD (Bulgarian single-member limited liability company (ЕООД)), eingetragener Sitz bul. Stefan Stambolov 34, fl. 3, office 303, 1000 Sofia, Bulgaria; USt-IdNr. BG207340527.

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter legal@ie-energy.eu.

2. Personenbezogene Daten, die wir erheben

Wir erheben nur die Daten, die wir zur Eröffnung und Führung eines Händlerkontos und zur Abwicklung von Bestellungen benötigen:

• Konto- und Unternehmensdaten: Firmenname, USt-IdNr., Geschäftsadresse sowie Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Funktion der von Ihnen benannten Kontaktperson.
• Bestell- und Transaktionsdaten: Angebote, Bestellungen, Rechnungen, Lieferdetails sowie Zahlungsstatus.
• Technische und Nutzungsdaten: IP-Adresse, Geräte-/Browserinformationen und — nur mit Ihrer Einwilligung — Analysedaten darüber, wie Sie die Website nutzen.
• Kommunikation: Nachrichten, die Sie uns über Formulare oder E-Mail senden, einschließlich Support- und Eskalationsverlauf.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu den folgenden Zwecken, jeweils mit einer Rechtsgrundlage nach der DSGVO:

• Zur Erstellung und Verwaltung Ihres Händlerkontos und zur Bereitstellung der Plattform — Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b).
• Zur Validierung Ihrer USt-IdNr. über das EU-VIES-System und zur Anwendung der korrekten umsatzsteuerlichen Behandlung — rechtliche Verpflichtung und berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. c, f).
• Zur Abwicklung von Bestellungen, Rechnungsstellung, Lieferung sowie Rücksendungen und Garantiereklamationen — Vertragserfüllung und rechtliche Verpflichtung.
• Zur Führung von Buchhaltungs- und Steuerunterlagen — rechtliche Verpflichtung nach bulgarischem und EU-Recht.
• Zur Absicherung der Plattform und zur Betrugsprävention — berechtigtes Interesse.
• Für optionale Analyse- und Marketingzwecke — Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a), die Sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen können.
• Um Ihre Supportanfragen im Händlerportal zu beantworten, auch über einen KI-Assistenten, der dafür Ihre eigenen Bestellungen, Rechnungen, Bestände und Kontodaten abruft — Vertragserfüllung und unser berechtigtes Interesse an Ihrer Betreuung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f). Die Nutzung des Assistenten ist freiwillig: Sie können uns jederzeit stattdessen per E-Mail schreiben.

4. USt-IdNr.-Validierung (VIES)

Zur Eröffnung eines Händlerkontos und zur Rechnungsstellung an EU-Geschäftskunden im Reverse-Charge-Verfahren (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers) validieren wir Ihre USt-IdNr. über den VIES-Dienst der Europäischen Kommission. Wir speichern die Tatsache und den Zeitstempel einer Validierung, um die auf Ihre Rechnungen angewandte umsatzsteuerliche Behandlung zu belegen, wie es das Steuerrecht verlangt.

5. Cookies und ähnliche Technologien

Wir verwenden unbedingt erforderliche Cookies zum Betrieb der Website (zum Beispiel Sitzung und Warenkorb). Diese bedürfen keiner Einwilligung. Analyse- oder Marketing-Technologien werden erst geladen, nachdem Sie ihnen zugestimmt haben.

Sie können Ihre Auswahl jederzeit über die Cookie-Einstellungen einsehen und ändern, die über das Einwilligungsbanner erreichbar sind. Nicht unbedingt erforderliche Technologien sind standardmäßig deaktiviert, bis Sie ihnen zustimmen.

Betriebsanalyse: Um den Handelsservice zu betreiben und zu verbessern, erfassen wir wichtige Kontoereignisse — Kontoerstellung, Freigabe und aufgegebene Bestellungen —, die Ihrem Konto zugeordnet sind und nicht anonymem Browsing. Wir verarbeiten diese Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses am Betrieb und an der Verbesserung der Plattform; die Verarbeitung erfolgt innerhalb der EU. Dies ist getrennt von den oben beschriebenen optionalen Website-Analysen, die nur mit Ihrer Einwilligung laufen.

6. Weitergabe an Auftragsverarbeiter und Partner

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Wir geben sie nur an Dienstleister weiter, die auf unsere Weisung im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags handeln, und nur soweit erforderlich:

• Hosting- und Infrastrukturanbieter für die Website und das Commerce-Backend (Vercel; Hetzner).
• Unser Lieferant V-TAC Europe OOD und Logistikpartner, um Ihre Bestellungen abzuwickeln und auszuliefern (V-TAC handelt als eigenständiger Verantwortlicher für die eigene Auftragsabwicklung und Garantiebearbeitung).
• Zahlungsanbieter, um die Zahlung Ihrer Bestellungen einzuziehen und abzustimmen (Stripe, verantwortlich für die eigene regulierte Zahlungsverarbeitung). Zahlen Sie über ein Verfahren, das ein anderer Anbieter im Stripe-Checkout betreibt, verarbeitet dieser Anbieter Ihre Zahlungsdaten in eigener Verantwortung. Wir bieten weder Kredit noch Finanzierung an und geben zu diesem Zweck keine Daten weiter.
• E-Mail-, Produktivitäts- und Support-Tools zur Kommunikation mit Ihnen (Google Workspace; Resend für Transaktions-E-Mails).
• Produktanalyse (PostHog, EU-Region): die in Abschnitt 5 beschriebenen kontobezogenen Betriebsereignisse auf Grundlage unseres berechtigten Interesses; die Browser-Analyse desselben Anbieters läuft nur, wenn Sie zustimmen.
• Website-Analyse, vorbehaltlich der Cookie-Einstellungen (Plausible — ohne Cookies; Google Analytics nur, wenn Sie zustimmen).
• Fehlerüberwachung (Sentry), die bei einer Störung technische Diagnosedaten erhält: die betroffene Anfrage oder Seite und den Zustand der Anwendung in diesem Moment. Sie ist so konfiguriert, dass weder Anfrageinhalte noch Cookies oder Kontokennungen übermittelt werden; Diagnosedaten können jedoch beiläufig personenbezogene Daten enthalten.
• Anbieter von KI-Sprachmodellen (Anthropic), wenn Sie den Assistenten im Händlerportal nutzen: Ihre Nachricht, der bisherige Gesprächsverlauf und die Konto-, Bestell- oder Produktdaten, die der Assistent zur Beantwortung abgerufen hat. Anthropic handelt als unser Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags und darf seine Modelle vertraglich nicht mit diesen Inhalten trainieren. Eingaben und Ausgaben werden innerhalb von 30 Tagen gelöscht und nur dann bis zu 2 Jahre aufbewahrt, wenn Inhalte nach der Nutzungsrichtlinie markiert wurden. Diese Verarbeitung findet außerhalb des EWR statt — siehe Abschnitt 7.

7. Internationale Datenübermittlungen

Wir sind bestrebt, die Verarbeitung innerhalb der EU/des EWR zu halten. Soweit ein Anbieter Daten außerhalb des EWR verarbeitet, stützen wir uns auf einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission oder auf Standardvertragsklauseln (SCC), erforderlichenfalls ergänzt durch zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen. Unser Verarbeitungsverzeichnis wird bei jeder Einführung eines neuen Anbieters überprüft. Unser Anbieter des KI-Assistenten (Anthropic) verarbeitet Daten außerhalb des EWR auf Grundlage der Standardvertragsklauseln.

8. Speicherdauer

Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie es zur Erfüllung vertraglicher Pflichten, buchhalterischer und steuerlicher Pflichten, der Garantieverwaltung und der Rechtsverteidigung erforderlich ist. Gelten mehrere gesetzliche Aufbewahrungspflichten, ist die längste zwingende Frist maßgeblich.

Wir führen intern einen Aufbewahrungsplan für jede Datenkategorie, die wir verarbeiten, und ein automatischer nächtlicher Prozess setzt ihn durch. Im Überblick: Buchhaltungsunterlagen — Rechnungen, Gutschriften, Bestellungen und die zugehörigen USt-Prüfnachweise — werden für den nach bulgarischem Buchhaltungs- und Steuerrecht vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt; Anmelde- und Passwort-Zurücksetzungs-Token werden mit ihrem Ablauf entfernt; ein Warenkorb, aus dem nie eine Bestellung wurde, wird nach 90 Tagen gelöscht; der öffentliche Link zu einem Angebot für Ihren Endkunden wird 30 Tage nach dessen Ablauf zurückgezogen; unser Versandprotokoll der an Sie gesendeten E-Mails wird bis zu 24 Monate aufbewahrt und nur 7 Tage, wenn es einen Anmeldelink enthält; ein Gespräch mit dem Support-Assistenten einschließlich der von Ihnen eingegebenen Fragen wird 180 Tage nach der letzten Nachricht gelöscht; und ein abgelehnter Händlerantrag wird nach 12 Monaten auf das Unternehmen und die Tatsache der Ablehnung reduziert.

Die Löschung wirkt in unseren Produktivsystemen unmittelbar. Verschlüsselte Sicherungen werden täglich erstellt und rollierend innerhalb von 30 Tagen überschrieben; bereits gelöschte Daten können daher bis dahin noch in einer Sicherung vorhanden sein. Gelöschte Daten stellen wir nicht aus einer Sicherung wieder her.

9. Ihre Rechte

Vorbehaltlich der in der DSGVO genannten Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, auf Datenübertragbarkeit sowie auf Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf unseren berechtigten Interessen beruhen. Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, können Sie diese jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung berührt wird.

Soweit das Gesetz uns zur Aufbewahrung eines Belegs verpflichtet — etwa einer Rechnung und des USt-Prüfnachweises, der ihre steuerliche Behandlung trägt —, können wir ihn auf Verlangen nicht löschen. In diesem Fall beschränken wir seine Nutzung auf diesen gesetzlichen Zweck, löschen alles, was die Pflicht nicht erfasst, und teilen Ihnen mit, welche Belege betroffen sind.

Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich an legal@ie-energy.eu. Wir antworten innerhalb der gesetzlich vorgesehenen Fristen.

10. Kontakt

Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zu unseren Datenverarbeitungspraktiken: legal@ie-energy.eu. Postanschrift: Innovation Europe EOOD, bul. Stefan Stambolov 34, fl. 3, office 303, 1000 Sofia, Bulgaria.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung aktualisieren, wenn sich unsere Dienste oder die Rechtslage weiterentwickeln. Wir veröffentlichen die aktualisierte Fassung hier mit neuem Datum und benachrichtigen Kontoinhaber, soweit angemessen.

Beschwerderecht

Sie haben das Recht, bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen:

• Federführende Behörde (Bulgarien): Комисия за защита на личните данни (KZLD) — www.cpdp.bg/
• Ihre örtliche Behörde: Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) — www.bfdi.bund.de/